Los proveedores son empleados a los que raramente se les dirige, pero en realidad juegan un papel importante en el desempeño de una empresa.
Por esta razón, se recomienda que la aprobación del proveedor se realice de vez en cuando cuando cuando se modifiquen los objetivos comerciales.
Requisitos para la aprobación de proveedores
Los proveedores son la base sólida de cualquier organización y están estrechamente relacionados con los departamentos de compras. Es una relación de doble sentido, ya que los dos son necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Mucho depende de la calidad de los productos que nos brindan los proveedores; si son los mejores, dispondremos de lo mejor para nuestros clientes.
Quien nos suministra puede ser una empresa o una persona física, facilitan el suministro de otras empresas de almacenamiento y los bienes, productos o artículos, estos se ponen a la venta.
Por esta razón, es muy importante cumplir una serie de requisitos al aprobar a los proveedores, como:
- Aprobar los productos según las perspectivas.
- Procedimiento de control
- Opinión sobre «Deshomologación»
- Evaluaciones regulares ya sea semestrales o anuales.
- Capacidad de para llevar a cabo autorías externas.
- Se manejan distintos niveles de proveedores (influyentes, aprobados, homologados, inaceptables).
- Posibles declaraciones.
- Capacidad para Suministro de la producción.
- Tiene certificaciones de calidad como sistema de calidad: ISO 9001, 14001
¿Cómo es que funciona el procedimiento de homologación de los proveedores?
La aprobación del proveedor es un proceso exhaustivo que se lleva a cabo sobre la base de un estudio.
La aprobación no es más que una certificación después de una serie de pruebas para tratar a las empresas, de modo que los productos se comercialicen y se doten de los reglamentos técnicos necesarios.
El objetivo de todo esto es asegurar que la producción y la distribución de los productos sean seguros y de la más alta calidad.
El propósito del proceso de aprobación de proveedores no es sólo limpiar la lista de proveedores.
también significa que los que prestan servicios deben cumplir con normas mínimas de calidad, seguridad, responsabilidad social y medio ambiente.
Evaluaciones
Las evaluaciones se basan en los aspectos más relevantes como los recursos humanos, comerciales, financieros, legales y CMSS (calidad, medio ambiente, seguridad, salud laboral y responsabilidad social), que nuestros proveedores cumplen en todas las áreas.
Aspectos a tener en cuenta
Al realizar una evaluación de este tipo, damos preferencia a otros aspectos, como:
- Mejora de la calidad del producto: recuerde que cuando hablamos de proveedores, a menudo hablamos de los que son el primer paso en la cadena de producción. Cuanto mejores sean los materiales, mejores serán los productos.
- Reducción de los riesgos futuros: Los riesgos generados por los proveedores; en este caso se supone que se dispondrá de menos recursos para corregir los defectos.
- Participar en el mantenimiento preferencial: El hecho de que actualmente ocupe un lugar en la lista conocida como comercialización verde y al mismo tiempo respete el medio ambiente indica una ventaja competitiva en todos los aspectos.
¿Cuál es el procedimiento de calificación de proveedores?
En múltiples circunstancias todavía es un poco raro escuchar el término aprobación del proveedor, no eres el único que la tiene, ya que es un procedimiento o trámite que no es muy popular.
Aunque hay muchos sectores que están obligados por sus leyes comerciales a realizar esta tarea, por ejemplo: cosméticos, farmacéuticos, automotrices.
Este proceso es esencialmente responsable de un análisis general de los proveedores con los que está en contacto en la cadena de producción de una empresa. No importa qué producto venda o a qué mercado se dirija.
Esta investigación se realiza reconociendo ciertos puntos que caracterizan y definen a los mismos. Podríamos nombrar los siguientes:
- Cuidado del medio ambiente: En este punto, nuestro principal interés es la evaluación para verificar que nuestro proveedor respeta el medio ambiente en el que se realizan sus actividades y mide el impacto de sus prácticas en el medio ambiente.
- Control de calidad en la entrega: Determinamos que el material ofrecido se ajusta al reglamento de funcionamiento que debe ser manejado de acuerdo con el sector comercial en el que nos encontramos.
- Responsabilidad social: Es clave verificar que los proveedores con los que realizamos nuestro trabajo hagan sus respectivas contribuciones al desarrollo del entorno en el que operan, asegurando que las políticas laborales se adapten y que cumplan con sus obligaciones financieras y fiscales.
- Seguridad: Nos esforzamos por asegurar que sus procesos industriales y los productos que ofrecen sean verdaderamente adaptados y seguros, tanto para el usuario final como para nosotros.
¿Qué es la homologación de proveedores?
La admisión de proveedores es un proceso integral que implica el análisis, la investigación y la evaluación de diversos aspectos como los comerciales, humanos, financieros, legales y CMSS (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Salud Laboral y Responsabilidad Social) para todos nuestros proveedores con el fin de minimizar el riesgo en su trabajo y conocer en detalle la infraestructura que tienen a su disposición para un suministro óptimo de los productos y servicios ofrecidos.
La certificación u homologación de los proveedores debe considerarse como una evaluación independiente, honesta, objetiva y válida que cada empresa presenta para asegurar su potencial y superar sus debilidades. Por ejemplo, puede tener productos excelentes, pero el sistema de distribución es pobre, por lo que el cliente «siente» esta debilidad a través de la entrega tardía, los pedidos incompletos y la insatisfacción del usuario.
¿Cuánto tiempo es válido el certificado de homologación?
El certificado suele ser emitido por las empresas responsables de la aprobación y es válido por 1 año.
Sin embargo, algunas otras empresas que solicitan la homologación, tardan más tiempo, de 2 a 3 años, dependiendo del resultado de la auditoría de homologación, en homologar a sus proveedores.
¿Por qué es importante de la homologación de los proveedores?
Es de suma importancia homologar a los proveedores, lo que nos da una reducción de costos, una relación de confianza establecida y menos riesgo:
- Menos riesgo: tenemos conocimiento de la capacidad de producción/trabajo del proveedor.
- Calidad superior: El proveedor está al tanto de nuestro modelo de cantidad y calidad, así que se ceñirá a él.
En el mundo actual, en el que prevalece un escenario económico tan inestable, el departamento de compras está obligado y tiene la necesidad explícita de supervisar, comprobar y evaluar la relación que mantiene con sus proveedores.
Hay algunas herramientas y plataformas de compra que facilitan el proceso, esto requiere varias fases, por ejemplo:
- Analice su clasificación más tarde
- Ejecutar correctamente los cuestionarios de aprobación
- Procedimiento de admisión de proveedores nuevo en las categorías
- Evaluación de los cuestionarios.
- Auditorías resultantes de una visita a las instalaciones del nuevo proveedor.
- Informe de aprobación.
Como se ha visto, todo esto es un proceso sumamente delicado, evitando en la medida de lo posible que se complique, siendo lo principal el uso correcto de las herramientas.
Disponer de la información adecuada y conocer la importancia de la homologación es fundamental, ya que podemos obtener una amplia gama de información.
El proceso explicado paso a paso: homologación de proveedores
El proceso es duro, lleva a una lista de los proveedores óptimos aprobados.
La información se envía a los departamentos de compras, que son responsables de acceder a esta información y así evitar compras incorrectas de proveedores que no cumplen con la aprobación.
Esto da a las empresas un resultado óptimo y la seguridad, es sin duda un tema que merece ser considerado, pensado y apreciado con pleno conocimiento.
Al principio todo puede parecer abrumador.
Tenemos que cuidar su significado, y si hay algún caso en el que necesitemos orientación, tenemos personal capacitado para asesorarnos y guiarnos paso a paso, y junto con la plataforma de compra facilitamos todo el proceso.
Toda esta cuestión de la aprobación contribuye a la calidad en la evaluación de la capacidad y la competencia de los proveedores para cumplir los compromisos.
Esto refleja una mayor fiabilidad y conduce a una mayor certeza de la información, tiene mejores tiempos que requieren una investigación de mercado precisa con proveedores aprobados, todo lo cual mejora significativamente la rentabilidad.
Todo esto nos certifica el mejor precio y la certeza de no tener ningún retraso si el proveedor no tiene la condición de respetar lo acordado.
Dudas frecuentes sobre la homologación de los proveedores en Perú
Hay muchas dudas sobre la aprobación de los proveedores, el objetivo es tener el menor riesgo posible en las compras, las dudas más comunes son las siguientes
El desarrollo de estos procesos favorece el conocimiento y acercamiento a los proveedores que trabajan en las mismas líneas de calidad.
Tanto los proveedores como cada empresa están interesados en buscar y optimizar el rendimiento que deben cumplir; esta es una evaluación muy exigente y alentadora a considerar.
El beneficio es significativo para ambas partes mientras están en el proceso de acción, esto fortalece las organizaciones y garantiza las relaciones de compromiso y responsabilidad, esto es crucial para lograr un buen desempeño final.
Todo este proceso plantea algunas preguntas, la homologación de los proveedores es responsable de dar las respuestas necesarias para elaborar cuestionarios de calidad; y posiciona correctamente a los proveedores.
Sigue leyendo artículos relacionados:
Formulario 705 Virtual ¿lo necesito para la declaración jurada anual de impuestos a la renta?
Pasos y requisitos para constituir una empresa como persona natural o jurídica en Perú
¿Cómo saber si estoy obligado a emitir facturas electrónicas?
¿Cómo emitir factura electrónica por internet mediante SUNAT en Perú? Paso a Paso
